Идeя «Зeлeнoгo oфисa» прeдусмaтривaeт мeньшee пoтрeблeниe рeсурсoв и их повторное использование, что, в свою очередь, отлично сочетается со стремлением любого бизнеса к снижению издержек.

Наша программа «зеленого офиса» была написана за неделю. Она была разделена на два этапа. Сначала мы внедрили несложные технические и не связанные с человеческим фактором решения, а потом уже мы взялись за людей — с ними всегда сложнее, чем с техникой.

Как мы экономим

Конечный продукт работы нашей компании — это отчет. Поэтому, основной расходный материал бумага. На втором месте по значимости использования ресурсов стоит электроэнергия, на третьем вода и уже на последнем всевозможные загрязнения окружающей среды.

Первым делом была по умолчанию настроена двусторонняя печать, оптимизированы шаблоны документов. Оказалось, что изменение шрифта и расширение полей сразу же дает снижение расхода бумаги на 10-12%, а самый оптимальный шрифт из стандартного набора — Times New Roman.

Мы перестали печатать материалы для внутренних мероприятий, вместо этого все, что нужно выводится на проектор, а участникам рассылается электронная версия документа, которую можно просматривать на планшете. Печать каких либо внутренних документов попала под запрет. Совместную работу с документами полностью перевели в «облака». Испещренные правками листы сразу исчезли из переговорных комнат.

Ну и наконец, мы начали собирать и сдавать макулатуру.

Расход бумаги мы смогли уменьшить на 57%. К сожалению, полностью избавится от бумаги не позволяет законодательство.

Между тем, по результатам исследования Фонда дикой природы, средний европеец использует около 200 кг бумаги в год и не смотря на информатизацию потребление офисной бумаги только растет. А производство бумаги, это не только вырубка лесов, но еще и большое потребление электроэнергии и воды.

Еще некоторое время ушло на оптимизацию стандартных бланков и создание рекомендаций оформлению документов.

Для сокращения потребления электроэнергии максимальный результат дала автоматизация. Везде, где можно было включить отключение по таймеру эта функция была задействована. Это единственный способ борьбы с сотрудниками, забывающими выключать, например, кондиционеры.

Чтобы не использовать освещение тогда, когда это не нужно, были установлены настольные лампы, а везде, где еще оставались не энергоэффективные лампочки, они были заменены. Для сотрудников введено правило «Если можно не включать — не включать».

Если можно открыть окно, мы не включаем кондиционер, если можно включить настольную лампу, вместо общего освещения, следует поступить именно так.

Также наших офисах максимально используется естественное освещение, этому способствуют панорамные окна полупрозрачные стеклянные перегородки и двери. К тому же естественный свет меньше утомляет глаза. В итоге, потребление электроэнергии снизилось на 43%

Сложнее было разработать и внедрить практики экономии воды. На все краны были установлены аэраторы, установлена система фильтрации и применены еще несколько трюков, которые в конечном итоге дали экономию 24%. По сравнению с другими статьями не так уж много, но есть еще пара идей в запасе на будущее.

Со снижением загрязнения мы поступили так: установили систему фильтрации воды, перестали использовать одноразовую посуду, стали обращать внимание на экологичность материалов при закупке канцелярии и других материалов для офиса.

Также разработали маршруты для сотрудников, чтобы они могли подвозить друг друга на работу и домой. Также стали практиковать видео конференции вместо «живых» рабочих встреч с партнерами и клиентами. Он-лайн встречи вдобавок очень экономят время, не нужно так часто пробираться по столичным пробкам как раньше, хотя полностью избавиться от личных встреч, конечно нельзя.

Второй этап «зеленой» экономии

В небольших коллективах вопрос с внедрением идей решается довольно просто. Сотрудников можно собрать вместе и обсудить с ними идею и практику ее воплощения. Правду сказать, таких собраний потребовалось несколько.

После внедрения практики поощрения сотрудников за хорошие идеи в рамках «зеленого офиса» мы получили активных союзников программы. Были разработаны специальные стикеры для повышения мотивации, рядом с каждым принтером появился лоток для черновиков и установлено программное обеспечение позволяющее оценивать объемы расхода бумаги.

Как я уже упоминал выше, сложнее всего влиять на людей. Конечно, сотрудники всегда будут за экономию и за бережное отношение к природе. Но одно дело быть не против и совсем другое ежедневно организовывать свою работу иначе, чем делал это раньше.
Поэтому наша тактика включает в себя ежедневное напоминание. Эту функцию выполняют стикеры, которые мы меняем достаточно часто, чтобы к ним было можно привыкнуть. И конечно, программа мотивации приносит свои плоды. Участвовать в чем-то позитивном приятно уже само по себе, а получать за это небольшое материальное и нематериальное вознаграждение еще приятнее.

«Зеленый» офис

• Для просмотра инфографики в полном размере кликните по картинке

Автор: Александр
Семененко
директор по маркетингу M Consulting Group